À l’ère du numérique, la gestion et le partage des fichiers au sein des entreprises soulèvent de nombreux défis liés à la confidentialité, la conformité et la facilité d’accès. Arkevia s’impose comme une solution robuste intégrant un coffre-fort numérique, conçu pour protéger les documents sensibles tout en offrant une expérience utilisateur fluide et accessible. Ce système sécurise les échanges et assure une conservation durable, éliminant les risques liés aux archives papier classiques.
Dans un monde connecté où la mobilité est la norme, disposer d’un accès sécurisé et instantané aux fichiers professionnels, comme les bulletins de paie ou contrats, devient indispensable. Employeurs et salariés bénéficient d’une interface intuitive permettant un partage maîtrisé et une gestion centralisée des documents. La sécurité ne repose pas uniquement sur des promesses mais sur des technologies éprouvées et des certifications rigoureuses.
Faciliter l’administration des ressources humaines tout en garantissant une conformité accrue implique de faire appel à des solutions capables de s’adapter aux évolutions du cadre légal et aux attentes utilisateurs. Arkevia répond à cette exigence avec un ensemble d’outils intégrés, alliant simplification, maîtrise et protection des données numériques au quotidien.
En bref :
- 🔒 Coffre-fort numérique sécurisé avec chiffrement AES 256 bits.
- 📱 Accès instantané et mobile 24/7 pour employeurs et salariés.
- ⚙️ Gestion documentaire avancée avec recherche par mots-clés et organisation thématique.
- 📧 Partage de fichiers sécurisé via liens protégés et contrôle des permissions.
- 🛡️ Conformité aux normes RGPD et NF Z42-013 avec valeur probante légale.
- ⏳ Conservation des documents jusqu’à 50 ans, surpassant les obligations légales.
- ✅ Support client réactif avec assistance personnalisée et taux de résolution élevé.
Le coffre-fort numérique Arkevia : la sécurité au cœur de la gestion documentaire RH
La protection des données sensibles en entreprise, notamment dans les ressources humaines, nécessite un compromis entre accès rapide et confidentialité renforcée. Arkevia a été conçu pour garantir cette double exigence. Grâce à un chiffrement avancé AES 256 bits, reconnu comme une norme de sécurité mondiale, les fichiers tels que les bulletins de paie, contrats et attestations sont conservés dans un environnement sécurisé et accessible uniquement par des utilisateurs habilités.
Le système adopte une authentification forte, s’appuyant sur des mécanismes tels que la double authentification pour empêcher toute intrusion non autorisée. Cette approche sécurise les accès, tout en offrant une expérience utilisateur simplifiée. Ces fonctionnalités rapprochent Arkevia de services tels que Digiposte et MyPeopleDoc, qui misent aussi sur la sécurité et la facilité d’usage.
En plus de la sécurisation des données, Arkevia intègre une fonction de traçabilité précise. Chaque consultation, modification ou partage est enregistré, assurant une transparence complète et la possibilité d’audits rigoureux. Ce niveau de contrôle réduit considérablement les erreurs humaines et les risques de perte de documents critiques.
Un tableau comparatif des bénéfices pour l’entreprise et l’utilisateur :
| 🔧 Fonctionnalité | 🏢 Avantage entreprise | 👤 Avantage utilisateur | 📊 Indicateur de performance |
|---|---|---|---|
| Accès sécurisé en ligne | Centralisation des archives | Consultation 24/7 sur mobile | 99,99% disponibilité |
| Partage de fichiers RH | Réduction des coûts papier | Notification instantanée | Transmission en 3 secondes |
| Recherche par mots-clés | Organisation structurée | 95% documents retrouvés en 30s | Gain de temps précieux |
| Authentification forte | Contrôle d’accès rigoureux | Sérénité renforcée | 0 incident de sécurité majeur |
Dans cet environnement sécurisé, les services RH gagnent en productivité et confiance. L’archivage légal étendu jusqu’à 50 ans dépasse les obligations habituelles, ce qui rassure particulièrement sur la pérennité des documents à valeur juridique. Cette sophistication fait d’Arkevia un concurrent sérieux de solutions telles que Docaposte ou Oodrive, reconnues dans le domaine.
La simplicité d’utilisation : une interface pensée pour une gestion efficace et accessible
Au-delà de la sécurité, Arkevia mise sur la simplicité d’utilisation. La plateforme affiche une interface intuitive qui permet aux utilisateurs de naviguer facilement dans leur coffre-fort numérique. Cette ergonomie facilite la consultation, l’organisation et le partage sans sacrifie à la rigueur requise pour des documents sensibles.
La gestion documentaire s’appuie sur des fonctionnalités adaptées : création de dossiers thématiques, renommage clair des fichiers, tri automatique pour les documents récurrents comme les bulletins ou contrats. Les filtres et la recherche par mots-clés permettent d’accéder rapidement à l’information souhaitée, évitant la frustration liée aux recherches manuelles.
Les notifications automatisées informent instantanément lorsqu’un document est déposé ou partagé. Cette réactivité améliore la collaboration entre les services RH et les collaborateurs. Le partage est protégé par des liens sécurisés dotés de permissions ajustables, ce qui rappelle les pratiques exemplaires d’outils comme SafeTransfer ou WeSend.
Bonnes pratiques pour organiser ses fichiers dans Arkevia :
- 📂 Catégoriser les documents par type (paie, contrats, justificatifs).
- ✍️ Nommer clairement chaque fichier pour faciliter la localisation.
- 🔖 Utiliser des tags ou mots-clés pour affiner la recherche.
- 📁 Créer des sous-dossiers pour hiérarchiser efficacement.
- 🗃️ Archiver régulièrement pour limiter l’encombrement numérique.
| 🖥️ Fonctionnalité | 💡 Utilité | 🚀 Pour qui ? |
|---|---|---|
| Recherche par mots-clés | Accès rapide à l’information | Utilisateurs finaux et équipes RH |
| Tri automatique | Réduction des erreurs d’archivage | Responsables administratifs |
| Notifications instantanées | Suivi en temps réel des mises à jour | Collaborateurs et managers |
L’approche ergonomique d’Arkevia facilite son adoption par tous les profils, des novices aux experts. Cette simplicité contribue à une expérience sans friction, augmentant la satisfaction utilisateur et, par conséquent, la confiance globale dans la gestion documentaire numérique.
Les garanties au cœur de la conformité légale et de la sécurité des données
La conformité réglementaire joue un rôle décisif dans le choix d’un coffre-fort numérique. Arkevia respecte strictement les normes telles que le RGPD et la norme NF Z42-013, s’assurant que les documents archivés ont une valeur probante reconnue devant la loi.
Les données sont hébergées dans des centres certifiés ISO 27001 situés en France, assurant un contrôle strict sous la juridiction européenne. Une politique de sauvegarde quotidienne garantit l’intégrité et la disponibilité des dossiers, réduisant drastiquement tout risque de perte d’information. Ces mesures techniquement exigeantes renouvelées en continu renforcent la confiance des utilisateurs et des autorités.
Les fonctions d’authentification forte, de signature électronique qualifiée et d’horodatage assurent la traçabilité totale des actions sur les documents. Ce niveau de transparence rassure les entreprises qui déploient Arkevia, en particulier face aux exigences croissantes en matière de protection des données et de preuves légales.
Tableau récapitulatif des mesures de sécurité et conformité d’Arkevia :
| 🔐 Sécurité | ⚙️ Technologie | 🏅 Certification / Norme |
|---|---|---|
| Chiffrement des données au repos | AES 256 bits | Recommandé par l’ANSSI |
| Transmission sécurisée | Protocole TLS 1.3 | SSL Labs A+ |
| Authentification renforcée | Multifactorielle (MFA) | SSO SAML |
| Archivage légal à valeur probante | Signature électronique qualifiée | NF Z42-013, IDAS |
| Hébergement sécurisé | Data centers ISO 27001 | Localisé en France |
Avec ces protections, Arkevia se distingue de solutions comme Nomadeec, Cleemy ou Esker qui couvrent aussi des besoins spécifiques mais parfois moins stricts en matière de conservation légale et traçabilité. Ce positionnement en fait un allié précieux pour sécuriser durablement les documents à forte valeur administrative.
L’expérience utilisée par les entreprises et salariés pour fluidifier le quotidien RH
Dans le cadre professionnel, les services RH jonglent quotidiennement avec une multitude de documents sensibles. Arkevia facilite cette gestion rigoureuse en offrant un espace personnel accessible 24h/24. Employeurs et salariés consultent en toute autonomie leurs dossiers, ce qui instaure un climat de confiance et réduit les échanges papier traditionnels.
Prenons l’exemple de Julie, responsable RH d’une PME de 250 personnes qui témoigne : « Trouver un contrat vieux de 20 ans en quelques secondes était une mission quasi impossible avant. Aujourd’hui, grâce à Arkevia, tout est organisé, sécurisé, et je peux le faire en toute confiance. » Ce retour illustre bien le bénéfice concret : gain de temps, réduction des erreurs, et sérénité assurée.
Les notifications automatiques préviennent immédiatement lorsqu’un nouveau document est disponible. Au-delà de la gestion classique, la plateforme accompagne le suivi des échéances contractuelles, alertant les équipes pour anticiper renouvellements ou fin de période d’essai. Cette proactivité réduit les risques d’omission, un facteur clé dans la gestion RH moderne.
Avantages pour les entreprises et salariés :
- 🎯 Accès permanent et sécurisé aux documents personnels et professionnels.
- ⏳ Diminution significative du temps consacré aux recherches documentaires.
- 📉 Réduction des coûts liés à l’impression et à la gestion papier.
- 🔔 Alertes administratives automatisées pour un suivi précis des échéances.
- 💡 Amélioration générale de la satisfaction utilisateur, avec un taux supérieur à 92%.
| 👥 Public | 📈 Impact | 🏢 Exemple d’usage |
|---|---|---|
| Employés | Accès instantané aux bulletins de paie | Consultation mobile 24/7 |
| Responsables RH | Gain de temps sur archivage et recherche | Gestion proactive des échéances |
| Direction | Amélioration de la conformité et réduction risques | Audit facilité et suivi des accès |
L’accompagnement et l’accès sécurisé pour favoriser une adoption réussie en entreprise
L’adoption d’une solution telle qu’Arkevia ne se limite pas à déployer la technologie. Elle nécessite un accompagnement structuré pour garantir un usage optimal. La création de compte est simple, basée sur une invitation par e-mail, suivie d’une authentification robuste. La gestion des mots de passe et la récupération facilitée participent à réduire les freins techniques pour les utilisateurs.
Une assistance client proactive complète l’expérience. Le support répond en moins de 24 heures par différents canaux, avec un taux de résolution au premier contact dépassant 97%. Cette réactivité permet de maintenir le fonctionnement sans interruption et d’introduire rapidement de nouvelles fonctionnalités ou formations adaptées aux besoins spécifiques.
Des conseils clés pour réussir la phase d’intégration :
- 🎯 Mettre en place un pilote pour valider les processus avant déploiement complet.
- 🎓 Former les équipes avec des sessions dédiées à chaque profil utilisateur.
- 📚 Utiliser les ressources pédagogiques fournies pour maximiser la prise en main.
- ⚙️ Assurer un support technique accessible et réactif.
- 💬 Communiquer régulièrement sur les bénéfices et nouveautés pour favoriser l’adhésion.
Cette méthode garantit une transition en douceur, évitant les retours aux anciennes pratiques inefficaces. Arkevia s’inscrit ainsi comme une solution pérenne au service de la transformation digitale des entreprises, en particulier des départements RH.